Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

İş iletişim kişileri, müşteri ve tedarikçi temsilcileri için

 

1. Veri sorumlusu

The Project Fan Turizm ve Organizasyon Ltd. Şti. ("TheProject"), Rasimpaşa Mahallesi, Yeldeğirmeni Sk. No:7/A Kadıköy/İstanbul, MERSİS: 0843084594000001, KEP: theprojectfan@hs01.kep.tr, e-posta: kvkk@theproject.club. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve uygulanabildiği ölçüde AB Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekteyiz.

 

2. Hangi verileri işliyoruz

Ad-soyad, unvan, çalıştığınız kurum, kurumsal e-posta adresi ve telefon numarası, kurumunuzun adresi ve sektörü, sizinle yaptığımız yazışmalar ve toplantı notları, iş birliği ve teklif geçmişi. Özel nitelikli kişisel veri işlemiyoruz.

3. Verileri nereden ve nasıl topluyoruz

• Sizin veya kurumunuzun kamuya açık olarak paylaştığı kaynaklardan: kurum web siteleri, mesleki ağlar (ör. LinkedIn), sektör dernekleri, fuar ve etkinlik katılımcı yayınları, basın ve ticaret sicili yayınları ile iş iletişim bilgisi sunan veri platformları;

• Bizimle e-posta, telefon, toplantı veya etkinliklerde kurduğunuz doğrudan iletişimden;

• Kartvizit ve tanıştırmalar yoluyla.

Veriler e-posta, web formları ve iç yönetim panelimiz aracılığıyla, kısmen otomatik yollarla toplanır.

 

4. Amaçlar ve hukuki sebepler

Amaç

Hukuki sebep (KVKK md. 5/2)

Kurumunuza etkinlik, kongre, seyahat ve organizasyon hizmetlerimizi tanıtmak, iş birliği önermek

(f) meşru menfaatimiz; ilgili bilginin sizin tarafınızdan alenileştirildiği hâllerde (d)

Teklif hazırlamak, sözleşme kurmak ve yürütmek

(c) bir sözleşmenin kurulması veya ifası

İletişim kayıtlarını ve iş ilişkisini yönetmek, hizmet kalitesini artırmak

(f) meşru menfaatimiz

Muhasebe, vergi ve diğer yasal yükümlülükler

(ç) hukuki yükümlülük

Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması

(e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

Tanıtım e-postalarını almak istemediğinizi bildirdiğinizde size bu amaçla bir daha yazmayız.

 

5. Kimlere ve hangi amaçla aktarıyoruz

• Hizmet sağlayıcılarımıza (veri işleyen): Bilgi teknolojileri altyapısı için Microsoft (e-posta, dosya ve veritabanı barındırma; sunucular Avrupa Birliği'nde) ve yazışma özetleme ve sınıflandırma gibi metin işleme için Anthropic (ABD). Bu yurt dışı aktarımlar için KVKK md. 9 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun standart sözleşmelerinin imzalanması ve Kurum'a bildirilmesi süreci yürütülmektedir.

• Organizasyon hizmetini yürütmek için gerektiği ölçüde iş ortaklarımıza (otel, mekân, ulaşım ve diğer tedarikçiler).

• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep hâlinde.

Verileriniz satılmaz ve üçüncü kişilerin pazarlaması için paylaşılmaz.

 

6. Saklama süresi

Verilerinizi son iletişimimizden itibaren 3 yıl; iş ilişkisi kurulduysa ilişkinin sona ermesinden itibaren yasal saklama süreleri (ör. ticari defter ve belgeler için 10 yıl) boyunca saklarız. Süre dolduğunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Silinen veriler teknik yedeklerde en fazla 30 gün kalır.

 

7. Haklarınız (KVKK md. 11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

 

8. Başvuru

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı olarak Rasimpaşa Mahallesi, Yeldeğirmeni Sk. No:7/A Kadıköy/İstanbul adresine, KEP ile theprojectfan@hs01.kep.tr adresine veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@theproject.club adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Tanıtım e-postalarımızı almak istemiyorsanız herhangi bir e-postamıza "RET" yazarak yanıt vermeniz yeterlidir.

Son güncelleme: 15.11.2026

 

Privacy Notice

For business contacts, client and supplier representatives

 

1. Who we are

The Project Fan Turizm ve Organizasyon Ltd. Şti. ("TheProject"), Rasimpaşa Mahallesi, Yeldeğirmeni Sk. No:7/A Kadıköy/İstanbul, Türkiye, email: kvkk@theproject.club. We are the controller of your personal data under Türkiye's Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

 

2. What we process

Name, job title, organisation, business email address and phone number, organisation address and sector, our correspondence and meeting notes, and proposal and collaboration history. We do not process special categories of personal data.

 

3. Sources

Information you or your organisation made publicly available (company websites, professional networks such as LinkedIn, industry associations, event and exhibitor publications, press and trade registers, business-contact data platforms); direct contact with us by email, phone, at meetings or events; business cards and introductions.

 

4. Purposes and legal bases

• Introducing our event, congress, travel and organisation services and proposing collaboration: our legitimate interest in business development (GDPR Art. 6(1)(f); KVKK Art. 5(2)(f), and 5(2)(d) where you made the data public).

• Preparing proposals and performing contracts: GDPR Art. 6(1)(b); KVKK Art. 5(2)(c).

• Accounting, tax and other legal obligations: GDPR Art. 6(1)(c); KVKK Art. 5(2)(ç).

• Establishing, exercising or defending legal claims: GDPR Art. 6(1)(f); KVKK Art. 5(2)(e).

If you tell us you do not wish to receive introductory emails, we will not contact you for that purpose again.

 

5. Recipients and international transfers

• Our IT providers acting as processors: Microsoft (email, file and database hosting; servers in the European Union) and Anthropic (United States; text processing such as summarising and classifying correspondence). Transfers outside the EU/EEA rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses and, where applicable, the EU-US Data Privacy Framework. For transfers from Türkiye, the execution and notification of the KVKK Board's standard contracts is in progress.

• Event partners (venues, hotels, transport and other suppliers) where needed to deliver our services.

• Public authorities where required by law.

We do not sell your data or share it for third-party marketing.

 

6. Retention

We keep your data for 3 years from our last contact; where a business relationship exists, for the statutory retention periods after it ends (for example, 10 years for commercial records). When the period expires, the data is deleted, destroyed or anonymised. Deleted data may remain in technical backups for up to 30 days.

 

7. Your rights

You have the right to access, rectify and erase your data, to restrict processing, to data portability, and to object at any time to direct marketing and to processing based on our legitimate interest. You may lodge a complaint with the data protection supervisory authority in your country (in the EU) or with Türkiye's Personal Data Protection Authority (KVKK).

 

8. Contact

kvkk@theproject.club · Rasimpaşa Mahallesi, Yeldeğirmeni Sk. No:7/A Kadıköy/İstanbul, Türkiye. To stop receiving introductory emails, simply reply "UNSUBSCRIBE" to any of our messages. We respond within 30 days.